Ochrana osobních údajů

PELECH LEGAL s.r.o., advokátní kancelář se sídlem Plzeň, Jižní Předměstí, Kardinála Berana 1157/32, PSČ 301 00, IČ 092 04 342, DIČ CZ09204342, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 39395 (dále jen „advokátní kancelář“), informuje tímto ve smyslu ustanovení čl. 13 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“) o základních zásadách a principech, na základě kterých jako správce osobních údajů ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR v souvislosti s poskytováním svých služeb nakládá s osobními údaji svých klientů, popř. zájemců o poskytnutí služby (dále také jen společně „subjekt údajů“).

Advokátní kancelář v této souvislosti dále upozorňuje, že všichni její zaměstnanci jsou vázáni zákonnou mlčenlivostí spojenou s jakoukoliv informací, kterou získali v souvislosti s poskytováním právních služeb. Tento druh informací nesmí být bez souhlasu klienta sdělen jakémukoli třetímu subjektu. Tato zákonná povinnost mlčenlivosti dopadá i na případné osobní údaje jiných osob, které zaměstnancům klient sdělí pro účely poskytování služeb.

Účel a právní základ zpracování

Osobní údaje zpracováváme vždy v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – Poskytování právních služeb, ve smyslu ustanovení § 1 odst. 2 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, podle smlouvy uzavřené s klientem a dle klientových pokynů.

Právním základem pro zpracování osobních údajů je v souladu s ustanovením čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR vždy – Smlouva o poskytování právních služeb, uzavřená mezi advokátní kanceláří na straně jedné a klientem na straně druhé, kdy poskytnutí osobních údajů je jednou z povinností klienta z výše uvedené smlouvy vyplývající.

V ostatních případech jsou Vaše osobní údaje zpracovávané pouze na základě Vašeho výslovného souhlasu.

Doba zpracovávání a uchovávání osobních údajů

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelu, pro který jsou zpracovávány, tedy k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu (poskytování právních služeb), tj. vždy minimálně po dobu trvání poskytovaných právních služeb a dále pak po dobu trvání práv a povinností vyplývajících z poskytnutých právních služeb a dále pak po dobu, po kterou je advokátní kancelář povinna osobní údaje uchovávat dle příslušných právních předpisů, zejména pak dle zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a GDPR.

V souvislosti s výše uvedeným Vám dáváme tímto na vědomí, že advokátní kancelář je povinna uschovat dokumentaci a klientský spis po dobu 5 let ode dne, kdy ukončila poskytování právních služeb, pokud právní nebo zvláštní stavovský předpis nestanoví jinak.

Rozsah a kategorie zpracování osobních údajů

Zpracování se týká osobních údajů, které advokátní kancelář od subjektu údajů získá v rámci poskytování právních služeb, jedná se zejména o identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, IČ, DIČ), kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, bankovní účet) a další informace nezbytně nutné pro poskytování požadovaných právních služeb (např. rodinný stav, finanční situace, údaje o hrozících, probíhajících či ukončených sporech atd.). Osobní údaje se zpracovávají v rozsahu, ve kterém byly poskytnuty, v jakém vznikají za trvání toho, kterého závazku a/nebo v jakém je advokátní kancelář oprávněna či povinna tyto sama zjišťovat na základě obecně závazných právních předpisů či souhlasu subjektu údajů.

Způsob zpracování osobních údajů, zpracovatelé a příjemci osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme jak manuálním, tak automatizovaným způsobem v elektronických informačních systémech, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním a personálním zabezpečení ve smyslu požadavků obecně závazných právních předpisů, zejména GDPR.

Při zpracování osobních údajů dodržujeme přísně stanovené bezpečnostní postupy a osobní údaje chráníme jak před náhodným zcizením, tak před zničením či poškozením. Jsou-li osobní údaje zpracovávány v listinné podobě, jsou ukládány v klientských spisech v uzamykatelných místnostech, které jsou součástí prostor advokátní kanceláře, která je zabezpečena elektronickým bezpečnostním systémem spravovaným bezpečnostní agenturou. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány elektronicky, jsou vždy ukládány či přenášeny na přístrojích či nosičích vybavených kódovaným přístupovým heslem a tyto zařízení neumožňují dálkový přístup.

Všechny osoby, které přicházejí v souvislosti s výkonem svých pracovních povinností, případně v rámci povinností smluvně převzatých, do kontaktu s osobními údaji, jsou na téma zpracování osobních údajů pravidelně proškolovány a vázány povinností mlčenlivosti.

Zpracování provádí zejména pověření zaměstnanci advokátní kanceláře, přičemž na základě smlouvy o zpracování osobních údajů při splnění podmínek jsou advokátní kanceláří pověřováni i třetí subjekty – zpracovatelé ve smyslu čl. 28 GDPR. Mezi tyto zpracovatele patří zejména – poskytovatel služeb informační společnosti, bezpečnostní agentura a poskytovatel účetních a daňových služeb.

Co se týče příjemců osobních údajů – vedle shora uvedených osob mohou být osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, ovšem pouze za předpokladu, pokud jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto osobním údajům. Jedná se například o orgány činné v trestním řízení a jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím. Dále pokud je zpřístupnění osobních údajů nezbytné pro ochranu práv advokátní kanceláře či subjektů údajů, budou osobní údaje zpřístupněny například orgánům veřejné moci, nebo pokud to bude nezbytně nutné k naplnění povinností týkajících se poskytování právních služeb, nebo pokud to bude nezbytné k naplnění povinností, které vyplývají advokátní kanceláři z obecně závazných právních předpisů.

Advokátní kancelář prohlašuje, že z její strany nedochází k předávání osobních údajů do třetích zemí.

Práva subjektů údajů

Subjektům údajů jsou GDPR a dalšími příslušnými právními předpisy o ochraně údajů přiznána následující práva v souvislosti s nakládáním s jejich osobními údaji.

Právo na přístup k osobním údajům znamená, že subjekt údajů má právo od advokátní kanceláře získat informace o tom, zda zpracovává jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány. Subjekt údajů má také právo, aby advokátní kancelář bez zbytečného odkladu opravila na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má subjekt údajů právo kdykoli doplnit.

• Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou povinnost advokátní kanceláře zlikvidovat osobní údaje, které o subjektu údajů zpracovává, pokud jsou splněny určité podmínky a subjekt údajů o to požádá.

• Právo na omezení zpracování představuje právo subjektu údajů, aby v určitých případech advokátní kancelář omezila zpracování jeho osobních údajů. Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech advokátní kanceláře, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má subjekt údajů právo kdykoli vznést námitku. 

• Právo na přenositelnost osobních údajů dává subjektu údajů možnost získat osobní údaje, které advokátní kanceláři poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje může následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.
• Právo odvolat souhlas se zpracováním se neuplatní, jelikož osobní údaje subjektu údajů jsou zpracovávány z důvodu plnění smluvního vztahu se subjektem údajů, nikoli na základě souhlasu se zpracováním.

Subjekt údajů je v případě jakýchkoli pochybností o dodržování platných právních předpisů o zpracování osobních údajů oprávněn podat stížnost přímo advokátní kanceláři, nebo se se svou stížností obrátit na dozorový orgán, kterým je pro Českou republiku Úřad pro ochranu osobních údajů.

Více informací o právech subjektu údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276).

Informace o zpracování osobních údajů mohou být čas od času měněny a aktualizovány, přičemž o veškerých změnách budete informováni prostřednictvím našich webových stránek.

www.pelechlegal.cz

V Plzni dne 1. 6. 2020

PELECH LEGAL s.r.o., advokátní kancelář